Beskrivning

Kultur- och fritidsnämndens administrativa samordnare ansvarar för löpande administration på förvaltningsnivå, är nämndsekreterare, dataskyddskontaktperson samt registrator och arkivansvarig för kultur- och fritidsnämnden. Samordnare för intern och extern kommunikation samt förvaltningens annonsering/marknadsföring. Agera chefsstöd gällande system, rutiner, styrdokument och rekrytering. Som administrativ samordnare ingår också att vara chefsstöd gällande tjänsteskrivelser, rutiner, rekrytering och styrdokument och ingår som administratör i förvaltningens ledningsgrupp. Administrativa samordnaren har som närmaste chef förvaltningschefen.

Arbetsuppgifter

I arbetsuppgifterna ingår bland annat:

• Att arbeta med nämndens administration och vara nämndsekreterare.
• Att vara förvaltningens registrator.
• Att stödja förvaltningens chefer i att följa rutiner och kommunala styrdokument.
• Att stödja förvaltningens chefer i att ta fram tjänsteutlåtanden och beslutsunderlag.
• Att lämna upplysningar och svara på frågor från medarbetare, förtroendevalda, kommuninvånare, besökare, press m.fl.
• Att vara förvaltningens dataskyddskontaktperson och upprätta samt se till att rutiner för hantering av personuppgifter är korrekta och efterlevs, samt ansvara för nämndens registerförteckning.
• Att hantera förvaltningens arkiv och inkommande handlingar vad gäller diarieföring, dokumenthantering, avställning till kommunarkiv, dokumenthanteringsplan, arkivbeskrivning med mera.
• Att samordna förvaltningens annonsering/marknadsföring.
• Att samordna den interna (intranät) och externa (webb) kommunikationen och vara förvaltningens webbredaktör på kommunwebben samt redaktör på intranätet.
• Att vara rekryteringsstöd till chefer och förvaltningens superanvändare för rekryteringssystemet.

Kvalifikationer

Vi söker dig som:

Kan uttrycka dig väl i tal och skrift och tar stort ansvar för dina arbetsuppgifter.

Du är självgående och strukturerad i ditt arbete och driver processer framåt.

Du planerar, organiserar och prioriterar arbetet på ett effektivt sätt samt sätter upp och håller tidsramar. 

Du samarbetar bra och är lyhörd och smidig i ditt arbetssätt. 

Du är lugn, uppmärksam och tillmötesgående i ditt bemötande liksom resultatinriktad och effektiv med ett positivt och lösningsinriktat förhållningssätt.

Krav

Erfarenhet av arbete med skrivelser och digitala system

60hp högskoleutbildning eller annan utbildning som bedöms likvärdig är meriterande

Erfarenhet av administrativt arbete i politiskt styrd organisation är meriterande