Beskrivning

Miljö- och byggförvaltningen är en sammanslagen förvaltning för Mora och Orsa kommuner, med Mora som värdkommun. Förvaltningen lyder under en gemensam politisk nämnd, miljö- och byggnadsnämnden med representation från båda kommunerna. Förvaltningen har ca 60 medarbetare inom enheterna plan, bygg, miljö, kart samt staben och verkar i en region med ca 30 000 invånare.

Vi drivs i vårt arbete av en vilja att bidra till utveckling, såväl våra kollegors som dem vi är till för, samhället och medborgarna. Som nämndsekreterare är du en viktig stödfunktion med huvudfokus på nämndadministrationen men i en liten förvaltning innebär det även andra arbetsuppgifter inom staben. Dina närmsta kollegor utgörs av förvaltningschef, ekonomi- och verksamhetscontroller, administratör/ redaktör och arbetsmiljösamordnare, tillsammans utgör ni förvaltningens stab. Du ingår även i den förvaltningsövergripande administrationen. Miljö- och byggnadsförvaltningen använder verksamhetssystemen Ecos, ByggR/ Nova samt Netpublicator och Evolution för nämndsärenden. 

Nämndsekreteraren är en nyckelperson i nämndens beslutsprocess - du samordnar nämndarbetet och stödjer såväl tjänstepersoner som förtroendevalda där du ger stöd och utbildning i ärendeprocessen. Du bevakar att ärenden kommer till nämnden samt ansvarar för kvalitet och rättssäkerhet i berednings- och beslutsprocessen och på nämndens sammanträden. Du kvalitetsgranskar handlingar inför varje sammanträde och ger återkoppling till handläggare och chefer. Du skriver protokoll, expedierar beslut samt sköter övrig administration kring nämnden. Du leder utveckling av nya arbetssätt och digitala verktyg för den övergripande administrationen.

Du deltar i olika samverkansforum för kommunens övriga nämndsekreterare och registratorer för erfarenhetsutbyte och utveckling kring kommunövergripande administrativa rutiner.

Arbetsuppgifter

Då rollen som nämndsekreterare inte är på heltid omfattar den även andra arbetsuppgifter inom verksamhetsutveckling och digitalisering. Det handlar om att stödja och driva förvaltningens arbete för att kvalitetssäkra och effektivisera verksamheten vad gäller användning av ärendehanteringssystem, rutiner för ärendehandläggning, informationshantering och digitalisering. Du presenterar förslag och lösningar som förankras med enheter och förvaltningsledningen.

Arbetsuppgifterna omfattar :

• Ansvar för nämndens dokument- och ärendehantering från posthantering och registrering till arkivering samt att utveckla processen inom detta område
• Nämndadministration före och efter sammanträden (beredningar, kallelser, protokoll, uppföljning av beslut)
• Nämndens huvudarkivredogörare och dataskyddskontaktsperson
• Råd och stöd till förvaltningen i administrativa frågor samt ge service till förtroendevalda och till allmänheten
• Superanvändare för ärendehanteringssystemet Evolution
• Verksamhetsutveckling och digitalisering: utveckla, kvalitetsäkra och införa nya arbetssätt och digitala verktyg för att effektivisera ärendehanteringen och andra administrativa uppgifter
• Samordna förvaltningens administrativa styrdokument såsom ärendehandbok, delegationsordning och informationshanteringsplan
• Samordning av förvaltningsövergripande remisser samt framskrivning av förvaltningsövergripande ärenden till nämnden
• Beroende på din bakgrund kan även utredningsuppdrag och andra utvecklingsprojekt inom tex. administration bli aktuella.

Som nämndsekreterare är du direkt underställd förvaltningschefen. 

Kvalifikationer

Vi söker dig som har akademisk examen inom t ex statsvetenskap, juridik och/eller samhällsvetenskap, eller annan utbildning som arbetsgivaren finner lämplig. 

Du har erfarenhet som nämndsekreterare, eller har arbetat som administratör med diarieföring, arkivering inom offentlig förvaltning och har därigenom förståelse för hur det är att arbeta i en politiskt styrd organisation.

Du har kunskap inom relevant lagstiftning; exempelvis kommunallagen, förvaltningslagen, offentlighets- och sekretesslagen samt GDPR. Du har god förmåga att kommunicera tydligt på svenska, både i tal och i skrift. Vi ser gärna att du har kunskaper inom klarspråk och tillgänglighetsanpassning.

Du har goda IT kunskaper. Intresse och erfarenhet av processutveckling med fokus på digitalisering och AI är meriterande. Du arbetar dagligen i olika digitala verktyg och system, du behöver därför erfarenhet av arbete i Office 365 och en vana att arbeta i system med ärendehantering såsom tex. Evolution.

För uppdraget behöver du ha förmågan att självständigt kunna planera och organisera ditt arbete på ett effektivt sätt. Det är naturligt för dig att hjälpa andra och du är intresserad av att hitta struktur och lösningar på problem. Du är noggrann, lugn och tillmötesgående i ditt förhållningssätt och har lätt att sätta dig in i nya arbetsuppgifter. 

Stor vikt kommer att läggas på personlig lämplighet. 


Övrigt

Då sammanträden ibland sker utanför Mora tätort behöver du ha B-körkort.

Intervjuer sker löpande och tillsättning av tjänsten kan ske innan slutdatum för denna annons.